Por Andrew Hug, Vicepresidente, Ingeniero de Sistemas, EMEA y APAC en Polycom
Madrid 19 de Marzo de 2018. La seguridad en las instalaciones AV es un tema candente en la industria y las violaciones a la seguridad pueden ocurrir por cualquier cosa, desde los visitantes de la sala hasta la elección de los dispositivos de conexión por parte de los participantes remotos.
Es muy importante intervenir en seguridad pero el presupuesto dedicado a ello, dependerá del tamaño de la organización, su industria y los entornos desde los cuales opera su personal. Actualmente muchas organizaciones dudan sobre dos temas principales. Primero el contenido residual, como imágenes, hojas de cálculo y presentaciones, que pueden quedar en las pantallas después de una reunión o que se almacenan localmente. Por otro lado, también existe la preocupación de restringir el acceso y/o controlar la visualización más allá de los participantes invitados a la sala de reuniones actual.
Algunas empresas, como los servicios financieros, telemedicina o las compañías petrolíferas, necesitan desarrollar políticas de seguridad estrictas ya que manejan constantemente datos confidenciales que abarcan desde los detalles bancarios de los clientes hasta la información confidencial de pacientes. Por eso es importante que sean las empresas de manera interna quienes establezcan los parámetros para evitar el riesgo de posibles infracciones de seguridad.
Una vez establecidos dichos parámetros, la organización que maneja la información confidencial debe ser plenamente consciente y coherente con las regulaciones sobre datos e información. La fluidez de las soluciones de AV y la forma dinámica en que los datos y el contenido se comparten pueden crear puntos de debilidad potenciales. Esto es algo que el proveedor de tecnología de colaboración puede y debe ayudar a controlar en las compañías.
Incluso para empresas que se encuentran en una posición sólida la seguridad sigue siendo una preocupación, especialmente a medida que las formas de trabajo se modernizan y digitalizan, algo que comparten con las empresas más pequeñas, pues ambas deben tratar con cuidado los datos, visualizaciones de los mismos, aprovisionamiento y almacenamiento de materiales de colaboración.
Por ejemplo, controlar el acceso de los participantes a la reunión es más difícil por la cantidad de dispositivos portátiles con los que todos trabajamos y usamos personalmente. Muchos de estos límites de seguridad se difuminan entre AV e IT, en relación con la seguridad de la sala/reunión y el acceso a la red, ya que necesitamos estar más unidos y la seguridad no debería poner barreras para la colaboración, así como ésta última no debe alimentar las lagunas o debilidades en la seguridad IT.
Siempre hay una compensación entre seguridad, accesibilidad y facilidad de uso. Un claro ejemplo de esto es la funcionalidad de presentación de visitantes, donde los asistentes que no son miembros del personal tienen acceso para mostrar o compartir contenido.
Una opción viable para la seguridad de las empresas son los cables para conectarse a dispositivos garantizando que su red esté más protegida, pero cada vez más dispositivos son inalámbricos, lo cual, ralentiza mucho las cosas y es por ello que la pregunta que deben hacerse las organizaciones es, qué tan fácil es para los visitantes de una organización usar sus propios dispositivos para compartir información con la audiencia. Las capacidades inalámbricas se han hecho cargo de la elegancia de los dispositivos que hemos visto con soluciones como Polycom Pano.
Cabe destacar que el paso principal para asegurar el uso de la tecnología es la restricción del audio y/o video a la audiencia correcta, esto requeriría precauciones en el diseño de la sala tanto para la visualización externa de las pantallas como para la protección contra el sonido para evitar fugas de audio.
También puede ser conveniente que los miembros de la reunión se aseguren de que no quedan "migas de pan" y que se eliminen los números marcados del dispositivo utilizado en la sala de reuniones. Esto es algo que probablemente se vería más en las industrias donde la confidencialidad de la información es de gran importancia, por ejemplo, los servicios financieros.
Para que todas estas medidas resulten eficientes, las empresas necesitan definir claramente las limitaciones legales y los requisitos de datos. Esto puede diferir entre industrias; por ejemplo, una institución educativa funcionará de forma muy diferente a una institución médica, etc. Desarrollar el plan de seguridad correcto y seguirlo diligentemente asegurará que las tecnologías empresariales sean totalmente seguras.
Para conocer la importancia de la seguridad para todas las organizaciones de clientes y poder compartir con ellos la información correcta, los especialistas de Polycom entrenan a los usuarios abordando todas sus preocupaciones sobre seguridad y proporcionando un análisis de su situación actual.
