Un PDA (que proviene del término Personal Digital Assistant) es un terminal de pequeñas dimensiones que combina un ordenador, un teléfono, un fax y conexiones de red.
Los PDA también se conocen habitualmente como computadoras de mano (hand-held computer). Un PDA típico se utiliza tanto como teléfono móvil, como fax, como navegador de Internet, como organizador personal, como GPS, entre otras funciones.
La mayoría de los PDAs empezaron a utilizarse con algún tipo de bolígrafo en lugar de un teclado, por lo que incorporaron el reconocimiento de escritura a mano. Hoy en día, las PDAs pueden equiparse con un teclado y/o reconocimiento de escritura a mano. Algunos PDAs pueden incluso reaccionar al habla utilizando tecnologías de reconocimiento de voz. Apple fue una de las primeras empresas en ofrecer PDAs, pero pronto muchas otras empresas comenzaron a brindar productos parecidos.
Se puede categorizar los PDAs en función de su sistema operativo:
- Palm, que utiliza Palm OS y ocupa el 40,7% del mercado.
- Pocket PC con sistema operativo Windows Mobile, que ocupa el 40,2% del mercado.
- BlackBerry utiliza un sistema operativo propietario para el BlackBerry y ocupa el 14,8% del mercado.
- Linux, con un 1,9% del mercado.
- Otros, que en total ocupan un 2,4% del mercado.
Las últimas tecnologías nos ayudan a controlar todos los pasos y cuando ocurran incidencias, poder saber donde está el origen exacto del problema para depurar las correspondientes responsabilidades. Un PDA de recogida de datos nos permite mantener el inventario actualizado en tiempo real a través de un terminal móvil.
Los PDA Tienen múltiples funcionalidades para cada tipo de negocio, desde una empresa de restauración que quiere que los camareros comuniquen con la cocina rápidamente, hasta un operador logístico con sedes en distintos lugares de España.
El PDA supone un gran adelanto para la gestión de logística de cualquier empresa. Si estamos en el sector de Distribución de recambios, con una cifra muy alta de referencias y pedidos diarios, usar dispositivos portátiles de lectura de código de barras es muy recomendable.
La PDA está presente en casi todos los procesos de extracción y reposición de mercancía que se ejecutan en el almacén:
- Preparación de pedidos a cliente final: picking, validación y expedición.
- Devoluciones a proveedor, traspasos entre almacenes.
- Control de stocks e inventarios.
- Recepción de pedidos.
Ventajas del PDA
Las ventajas más características del PDA son mayor rapidez, mayor productividad y menos errores, ya que mecanizando los procesos eliminamos margen de error de una gestión manual y facilitamos trabajo.
Si trabajamos con PDA, después de hacer la extracción de la mercancía, podemos hacer una validación añadida del pedido del cliente antes de la expedición. Así se previenen las temidas devoluciones que tantas pérdidas ocasionan.
Algunas ventajas más son:
- El aumento en la trazabilidad del producto, ya que podemos conocer en qué momento del proceso de preparación o recepción se encuentra a tiempo real una determinada referencia.
- La facilidad en la formación del personal, porque simplificamos su gestión. El equipo que trabaja en el almacén no tiene que estar formado por personal especializado en la Distribución de recambios. Este personal puede dedicarse a la atención telefónica o de mostrador para prestar atención de los pedidos y disminuir el porcentaje de devolución.
PDA en Empresas
El PDA es un aparto muy fácil de utilizar para cualquier trabajador ya que incluye todas las operaciones logísticas: pedidos, almacenamiento, devoluciones, inventarios y envío, aportando notificación si es urgente o no.
La PDA permite otro elemento primordial para las empresas de transporte internacional, que el cliente de su conformidad a través de una firma digital, confirmando que recibió la mercancía. Esto en el ámbito legal es totalmente válido. Es muy habitual que los aparatos tengan esta opción para agilizar los procesos y centralizarlos, ya que cuando se realiza la firma se procesa un albarán en el momento.
Cambios visibles del PDA
El cambio principal para la gestión se basa en envíos. Se clasifican según el proceso de preparación y el tipo de entrega.
- Envíos urgentes.
- Envíos por rutas.
- Envíos por agencias de transporte.
La PDA nos informa automáticamente del estado de preparación de cada envío según su clasificación. También nos permite imprimir los albaranes para el cliente.
La agilidad en los flujos de trabajo es la consecuencia más evidente del PDA:
- Como se controla a tiempo real el estado del trabajo del almacén, el personal puede cambiar fácilmente entre preparación de pedidos y ubicación de mercancía. El trabajo se puede balancear rápidamente porque disponemos de información fiable para tomar decisiones y trabajar con eficiencia.
- La información a tiempo real entre recepción y preparación de pedidos nos permite una gestión inmediata de las peticiones de nuestros clientes.
Debemos asegurarnos de que disponemos de conexión a internet para vincular la PDA a nuestra base de datos y que tenemos buena conexión para poder disponer de información a tiempo real para la gestión del almacén.
Todos los productos y ubicaciones tienen que estar etiquetados.
- Productos: La gran mayoría ya vienen etiquetados por el proveedor. Pero si no fuera así, debemos tener un sistema que transforme la referencia en el código de barras correspondiente.
- Ubicaciones: Todo el almacén tiene que estar etiquetado antes de empezar a trabajar con PDA. El tamaño mínimo de la etiqueta será el óptimo para su lectura. Dependerá de la longitud de la ubicación y no debe ser superior a 15 dígitos.
El uso de PDA marca un antes y un después en la gestión de la logística de cualquier empresa. Pero si estamos en el sector logístico, con una media muy elevada de referencias y pedidos preparados por día, usar dispositivos portátiles de lectura de código de barras, es especialmente recomendable.
Esto aumenta las posibilidades de aplicación: por un lado, el comercial ya no está obligado a regresar a la empresa para volcar los datos en el ordenador central o en los servidores y, por otro, la posibilidad de que los sistemas de información centrales de la compañía obtengan todos los datos en tiempo real es precisamente lo que hace recomendable la utilización de PDA en la actividad logística.
