En la relación que se establece entre una empresa y sus clientes, son múltiples las veces en las que no se refleja lo acrodado con los clientes en ningún documento. Normalmente, ambas partes se dejan llevar por los beneficios que obtendrán de la operación a realizar y se olvidan de la importancia de dejar constancia de lo pactado entre ellos para evitar futuras dudas o errores de entendimiento.
En consecuencia a ello, en el momento en que nos dispongamos a cerrar una operación comercial o un nuevo negocio con algún cliente debemos atender a diversos aspectos para no dejarnos nada por el camino:
- Contrato.
En el cual se reflejarán todos los datos relacionados con la identidad de las partes, así como las responsabilidades, seguros si los hubiese, entre otros.
- Tarifas.
Esto son los precios dispuestos por la empresa objeto de la venta que deben ser aceptados por el cliente.
- SOP.
Es un documento en el que se han de reflejar todas las operaciones a llevar a cabo tanto por la empresa como por el cliente y sus responsabilidades.
No obstante, a continuación realizamos una explicación detallada del significado del término SOP y las ventajas que puede ofrecer en las relaciones establecidas entre empresa y clientes.
¿Qué es un SOP?
El término SOP procede del inglés "Standar Operating Procedures", lo que en español podría traducirse como "Procedimientos de Operaciones Estándar". Pues bien, un SOP consiste en un documento escrito que ha de contener todas las instrucciones acordadas con nuestros clientes, expresadas en este pas opor paso para que no queda ninguna duda de cómo completar una determinada acción operativa o tarea. Además, sirve para estipular la actuación que se debe llevar a cabo en caso de que existan situaciones particulares.
En consecuencia, podríamos decir que el SOP es algo así como un "documento vivo", el cual debe poder adaptarse a cualquier cambio surgido en el transcurso de las operaciones empresa-cliente.
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