¿Ha llegado el momento de la oficina sin papeles, de la administración electrónica? Cada día mas las empresas y profesionales reciben enormes cantidades de datos e información en formato PDF que deben convertir en Excel o en otros formatos como JPG, HTML, XML, etc...
Del mismo modo que en las pasarelas de la ciudad de París o bien Milán, en el planeta de la informática vemos desfilar “modas” cíclicas que aparecen con la regularidad de las estaciones. Ciertas fugaces, otras perdurables, las menos: revolucionarias. Y, como con los trajes, hay tendencias que debemos continuar para no quedarnos “obsoletos”, especialmente si vendes algún producto. Nada hay más destructor en la imagen de una marca que vender un producto “pasado de moda”, obsoleto, superado, trasnochado. Mas ojo que tan malo como llegar tarde a esta celebración lo es llegar demasiado pronto. Si eres Coca Cola o bien Google es posible que solito puedas “imponer” una nueva moda. Sacar un producto que revolucione el mercado puede ser un desastre si los usuarios no lo quieren y hay que tener buenísima “imagen de marca” para persuadirlos de sus bondades, para “crear” nuevas necesidades. Apple lo hace habitualmente. Las PYMES díficilmente podemos dejarnos ese peligro.
Resulta efectivamente irónico que con el enorme avance de la tecnología, no reparemos apenas en el momento de adquirir toda clases de máquinas para empleo personal, si bien estas no generen beneficio alguno y, no obstante, seamos tan reluctantes a invertir en tecnología que ya ha probado una clara rentabilidad, a corto-medio plazo. Esta tendencia asimismo ocurre en las compañías, tratándose de crear y mudar el software de administración reportaje, para pasar del tradicional sistema en papel al término de la “oficina sin papeles“. Este término, que esencialmente se refiere a la transformación de los ficheros de papel a formato digital, es todavía algo bien difícil de comprender en un planeta en el que el papel es el soporte esencial para la enorme mayoría de las compañías. Años atrás, miles y miles de empresas digitalizaban sus facturas de distribuidores, sus recibos, sus unas partes de trabajo, etcétera, mas se resistían a destruir los originales, por no tener garantías legales para poder hacerlo.
En consecuencia, estas empresas digitalizaban sus documentos por una parte, y guardaban el papel de forma tradicional por otro, con lo que duplicaban el trabajo. De esta manera, la digitalización perdía gran parte de su atrayente, como de sus beneficios. Como resultado, se podía ver en las oficinas cantidades ingentes de información (recibos, facturas, informes, etcétera) guardada en carpetitas o bien aun en cajas, que suponía no solo un evidente inconveniente de espacio, sino más bien asimismo una mayor complejidad en el momento de recobrar y acceder a dicha información.
Hoy día, ciertas empresas ya están instituyendo el término de oficina sin papeles, mas aún no es una práctica extendida. Ciertas compañías, y sobre todo las pequeñas y medianas empresas, son, en determinada medida, reluctantes a su implementación, debido esencialmente a determinados mitos sobre la oficina sin papel que complican la adopción de un nuevo sistema de administración reportaje. Y el inconveniente es: ¿Puede mi empresa / despacho / administración / hospital… substituir los documentos en papel por sus equivalentes electrónicos? Depende del género de documento. Comenzaré por los más fáciles (insisto que solo unas notas, los detalles más adelante):
Contratos nuevos. Sin ningún género de dudas. Lo que se ha de hacer es firmar digitalmente el documento electrónico (un contrato en Word, o bien en PDF o bien afín). No imprimir el documento en papel, firmarlo con un boli y después escanearlo. NO. Firmar de manera directa el fichero, con un certificado digital “reconocido”, como el de la Factoría Nacional de Moneda y Timbre, o bien el DNIe (estos en España) o bien cualquier otro de una entidad certificadora reconocida.
Contratos viejos en papel, firmado manualmente. Si bien existen algunas voces que afirman que es ya posible escanear y preservar una copia electrónica firmada digitalmente, tengo serias dudas de que esto sea de esta manera. Y el inconveniente es que si un juez te solicita el documento original y no acepta la versión electrónica, puede ser tarde para corregir pues hayas destruido el documento en papel. Seguro que esto va a ser posible dentro de poco, si no lo ya es. Es lo que todos estamos aguardando. Es el último escollo para mover al papel. Si lees esto y piensas que ya hay una legislación que lo deja, voy a estar encantado de que me la cites. Mas con detalles, por favor. En el SIMO he hablado con ciertos fabricantes de escáneres que afirman que es ya posible, mas no me han aportado detalles para que pueda asesorar a un usuario que escanee y destroce sus contratos originales. De todas y cada una maneras, lo vamos a ver pronto.
Facturas emitidas. No hay duda: desde hace ya un tiempo es posible reemplazar la copia que debe guardar la compañía transmisora de la factura por un sistema que deje imprimirla a solicitud del inspector de Hacienda que lo requiera (recuerdo que hablo para España, que es la legislación que conozco).
Facturas recibidas. Acá tampoco hay dudas: la conocida “digitalización certificada de facturas”. Ya he comentado previamente que la legislación es catastrófica y que más que favorecer la destrucción del papel semeja que busca poner obstáculos. Debe mudar. Mientras, solo es “práctica” para grandes volúmenes de facturas, decenas y decenas de miles por año, o bien para empresas con escasos distribuidores que dejen mecanizar el proceso.
Otros documentos no formales. Si bien parezca obvio recordarlo, en muchas empresas una gran parte de los papeles que se usan diariamente no tienen valor legal, cuando menos con el término de “originales”: faxes, copias, mails, documentos en formato Word o bien PDF que se mandan sin firmar digitalmente… todos estos documentos se pueden digitalizar (los de papel) y destruir pues no tienen más valor en papel que su equivalente digitalizado. Los que son ya electrónicos, lo que se ha de hacer es no imprimirlos, para entonces escanarlos. Semeja una tontería mas muy frecuentemente se imprimen los documentos para guardarlos en una carpetita en papel pese a que ya el empleo del PC está completamente extendido. Todos estos, de forma directa a nuestro programa de administración de documentos electrónicos.
En resumen: el santísimo grial de la administración reportaje (electrónica) es un reglamento que de plena valía a la digitalización de documentos. Un proceso afín al de la digitalización certificada de facturas que homologue programas que garanticen que el documento escaneado es una copia leal del original en papel y que no se ha cambiado desde su digitalización. Mas sin precisar incorporar información auxiliar a la propia imagen. Cuando llegue esta ley, que va a llegar, celebraremos el fin del papel.
