Durante mucho tiempo se ha empleado la gestión de documentos (DMS) para mantener un orden específico y eficiente en las empresas, entes gubernamentales, negocios, entre otros, así como también para guardar registros de procesos importantes.
En los inicios de la gestión documental, mucho antes de que la tecnología avanzara, esta actividad se realizaba de manera manual. Los documentos eran guardados en cientos de archivos, en los que se acumulaban carpetas, papeles o libros, que estuvieran relacionados con el proceso a archivar. El guardado y posterior búsqueda de estos documentos era engorroso pues conllevaba tiempo. Por esta razón y con la llegada de los avances tecnológicos nacen los DMS (Document Management System).
DMS, por sus siglas en inglés, “Document Management System”, hace referencia a lo que en español sería “Sistema de Gestión Documental”. Esto no es más que un software o programa creado para archivar y administrar una gran cantidad de documentos digitales en cualquier formato, de forma eficaz.
Dependiendo del DMS, puede tener la capacidad de almacenar, organizar, rastrear, recuperar e indexar archivos. Incluso, relacionar documentos entre sí, buscándolos en la base de datos y ofrecer también documentos relacionados.
¿Por qué son importantes los DMS?
Estas herramientas sin duda facilitan muchos procesos a la hora de gestionar archivos, pero esta no es la única ventaja que ofrecen. Los DMS son importantes en una empresa, porque optimizan procesos, dan respaldo y seguridad.
En la práctica estos sistemas también permiten que se pueda liberar espacio físico en las oficinas, ya que todo se guarda de forma digital y no en grandes archivadores, lo que ahorra no sólo tiempo, sino dinero en impresiones, papel y tinta. En este sentido, no sólo se pueden guardar de manera digital nuevos documentos, los que están en papel pueden digitalizarse y formar parte de la base de datos.
La automatización del proceso también evita que se extravíen o pierdan documentos, que se archiven de forma errónea o que se duplique su guardado. Lo que logra que el sistema de archivo, búsqueda y accesibilidad sea más óptimo dentro de una empresa. Lo que facilitaría muchos otros trabajos.
Estos sistemas también tiene la ventaja de que son colaborativos, por lo que cualquier otro departamento podría gestionar el archivo, siempre y cuando esté autorizado. Pues estos sistemas tienen la particularidad de ser muy seguros, para que a ciertos documentos sólo tengan acceso personal autorizado.
¿Qué debe tener un DMS?
Actualmente existen muchos sistemas de manejo documental, incluso algunos que no lo son y se venden como uno. Sin embargo, hay que tener algunas funcionalidades claras que deben tener los DMS, que son básicas e importantes al momento de implementar uno.
- Búsqueda inteligente: A través de metadatos que permitan buscar documentos por fecha, nombre, tipo de documento, destinatario, remitente, número de archivo, número de serie, entre otros.
- Asignar archivos o procesos: Que permita dirigir naturalmente un flujo de documento o la asignación de un proceso, tomando en cuenta el nombre de la persona responsable de la gestión, el cargo, el departamento, etc.
- Términos: Cuándo y cuánto tiempo tiene para buscar, gestionar, sacar o reingresar un documento. Lo que se denomina vencimiento. Esto puede estar asociado con la parte legal, como los derechos de petición en entidades de servicio.
- Roles y seguridad: Debe permitir asignar un perfil con el cual se puede acceder o no a determinados documentos. Lo que hace que si alguien no es personal autorizado, no pueda gestionar archivos con información confidencial o delicada.
- Asignar códigos: Esto se hace de forma serial. Los DMS deberían poder tener un registro único a través de la asignación de un código para cada documento y así evitar errores y pueda ser fácilmente rastreable. Lo que se llama “número de radicado”.
- Rastreo de documentos físicos: Este sistema debería integrar una opción en la que se pueda acceder a los registros físicos de algunos documentos que aún no han sido digitalizados, con número de archivo, carpeta, acta, entre otros.
Siempre es importante actualizar los procesos y optimizar el trabajo para que sea más fácil y eficiente, así que optar por un DMS moderno, es una gran forma de no quedarse en el archivo.
