Si aún utilizas un sistema de ficheros y carpetas compartidas y no un software de gestión documental no estás consiguiendo la eficiencia que tu empresa necesita.
Un sistema de ficheros está limitado, ya que solo almacena los documentos, no obtienes ningún tipo de métrica, esta es la gran diferencia con un software de gestión documental, el software nos permite hacer un seguimiento del ciclo de vida del documento en cuestión.
Una empresa debe llevar una perfecta organización de sus documentos y de sus archivos, hoy en día la información digital es más importante que nunca, uno de los objetivos de la empresa en el campo documental es conseguir que todos los integrantes de los proyectos tengan la máxima accesibilidad a los documentos y a sus metadatos (Quién los editó por última vez, cuándo se creó el documento, quién comparte este documento...). La finalidad es que tanto los clientes, los proveedores y el equipo de trabajo tengan total acceso al documento y a sus datos asociados mediante un software.
La seguridad documental es otro factor importante a tener en cuenta dentro de una empresa, con un software de control documental todos los integrantes del equipo tendrán un acceso con distinto nivel de seguridad al documento en cuestión, estos accesos serán regulados por el administrador del sistema quién a su vez podrá anular estos accesos si hay cualquier indicio de inseguridad.
El software para gestión documental también se utiliza para la agilización del almacenamiento y la gestión de documentos, haciendo más fácil las tareas administrativas de la empresa. Cuando no exite software alguno, la administración de documentos se convierte en algo tedioso casi imposible de controlar. Gracias al software, los nombres de archivo como “final1”, “versiónfinal2 ”, etc… desaparecen y todo se simplifica y los procesos se hacen más ágiles.
Uno de los softwares de gestión documental es Microsoft Share Point, con este avanzado software la empresa podrá:
Tener un contol absoluto del almacenamiento y la organización de los documentos
Controlar las versiones producidas en cada documento
Asignar accesos tanto dentro como fuera de la empresa
Asignar distintos niveles de seguridad para cada usuario y documento
Tener acceso a una base de datos que permite encontrar con facilidad cualquier documento
Tener un buscador de información mediante palabras clave
Mejorar el flujo de trabajo documental
Obtener copias de seguridad consistentes
