La nueva realidad empresarial ha disparado la celebración de congresos y eventos online, convirtiéndolos en el principal vehículo de las compañías para promocionar sus servicios o productos con total seguridad
Esta, casi obligada, transformación digital de las empresas experimentó su punto más álgido durante el confinamiento. Todos los eventos que se habían previsto con anterioridad a la alerta por coronavirus tuvieron que mudar su escenario físico al virtual, y adaptarse a las restricciones de movilidad y seguridad sanitarias. No obstante, a pesar de lo que muchos pudieran pensar, parece que esta apuesta por los eventos y congresos online ha llegado para quedarse. La experiencia ha servido a las empresas para conocer el potencial de estas herramientas digitales y convertirlas en sus grandes aliadas. La nueva era post pandemia es ahora, más digital, moderna, accesible y segura.
Existen numerosas plataformas con las que podemos trabajar para realizar cualquier tipo de evento, congreso virtual o, incluso webinar. Sin embargo, cuando se trata de un evento corporativo, ya sea para comunicación interna o de marketing, siempre es recomendable contar con un servicio especializado que pueda llevar a cabo la actividad, recomiende a la empresa la plataforma más adecuada a sus necesidades y proporcione un soporte personalizado en todo el proceso de convocatoria, asistencia, hasta el momento post evento. Empresas como Quodem, hacen posible esta asistencia y organización integral de los eventos, congresos y seminarios virtuales. Confiar este tipo de eventos a expertos en digitalización es, sin duda, una garantía de éxito para las empresas.
La asistencia en el proceso determina el éxito
Si bien un evento virtual, se podría decir, conlleva una organización ciertamente más minimalista que la de un evento presencial, esto no significa que su gestión no sea tanto o más compleja incluso, ya que entran en juego las tecnologías, la innovación, el desconocimiento y la incertidumbre. Porque un evento virtual va mucho más allá de escoger una plataforma, debemos llevar a cabo un plan por fases: pre-evento, evento y post evento.
En la fase previa al evento se concentra todo el trabajo de convocatoria, contenidos e información de acceso e incluso la gestión de posibles patrocinios. Esto supone la ejecución del envío de email marketing o newsletter promocional del evento, invitaciones, creación de agenda y documentación de apoyo, etc. Un trabajo más que minucioso, que si no hemos realizado con anterioridad puede resultar abrumador. Una vez en la segunda fase, en el evento, es importante contar con un buen soporte técnico y digital para poder proporcionar a los asistentes, no solo una retransmisión del evento de calidad, si no también algunos extras que mejorarán la experiencia y el engagement del evento como salas de espera, chat de preguntas en tiempo real, encuestas o acciones de gamificación que mantengan la atención de los asistentes. Finalmente, en la fase post evento, es igual de importante seguir cuidando del feedback de aquellos que se unieron a la cita con materiales de interés como pueden: vídeos resúmenes, documentación de conclusiones, acceso a ponencias bajo demanda y, por supuesto, recogida de comentarios y sugerencias.
El nivel de especialización de estas fases nos dice que lo más sensato es contar con un aliado en digitalización como Quodem, con una oferta integral capaz de facilitar a las empresas este servicio de forma 100% personalizada. Todo negocio que se precie quiere mantenerse a la vanguardia, por eso es importante atender a la gran popularización de los eventos, seminarios y congresos virtuales y sumarnos a esta tendencia de moda. Porque, si bien su uso en un principio se tomó como una salida rápida a las circunstancias excepcionales que estaba dejando la pandemia, en la actualidad, este tipo de eventos ya constituyen una opción igual o mejor que un evento presencial al uso. Antes de la pandemia la transformación digital ya estaba llamando con fuerza a la puerta de las empresas, pero ahora ha llegado y es necesario abrir los negocios a la digitalización.
