Consejos para aprovechar la intranet de una empresa

Consejos para aprovechar la intranet de una empresa

Consejos para aprovechar la intranet de una empresa

Internet

La intranet de su empresa puede ser la clave para muchos de los desafíos que enfrenta su organización.



Una intranet (que no debe confundirse con Internet) es una red local que permite a los empleados almacenar, organizar y compartir información dentro de una organización. Habitualmente administrada por el área de informática y aprovechada por varios departamentos de una organización, la intranet de la empresa puede ser una herramienta poderosa para abordar los desafíos del lugar de trabajo digital actual como puede ver aqui



En una encuesta empresarial reciente, el 80 por ciento de los empleados que trabajan en organizaciones medianas y grandes dijeron que su empresa tiene una intranet y que es una herramienta en la que confían con regularidad. De hecho, el 81 por ciento la había utilizado en la última semana. Esa es una buena noticia.



La mala noticia es que esta herramienta en la que los empleados confían regularmente, en muchas empresas no está optimizada correctamente.



El mismo informe descubrió estas estadísticas:





  • El 43% de los empleados evitaba compartir un documento con un colega porque no podía encontrarlo o creía que tardaría demasiado en encontrarlo.


  • Solo el 29 por ciento de los empleados sabía cómo presentar una idea.


  • Solo el 30 por ciento sabía cómo solicitar recursos a otro equipo.


  • Menos del 25 por ciento sabía dónde encontrar su folleto corporativo.


  • Solo el 50 por ciento sabía cómo enviar una solicitud de TI o reservar unas vacaciones.




Lo que estos hallazgos nos revelan es que los empleados quieren encontrar valor en su intranet, pero las organizaciones no han hecho lo suficiente para comunicar el propósito de una intranet y aprovechar sus muchas características y capacidades para su beneficio.



Entonces, ¿por qué una empresa usaría una intranet?



Comunicaciones internas



La consolidación de las comunicaciones internas en la intranet de la empresa, desde noticias de liderazgo hasta actualizaciones de recursos humanos o TI, es una manera fácil de recopilar información importante en un solo lugar. Permite al equipo de comunicaciones internas concentrar su tiempo, esfuerzo y recursos, y aclara cualquier confusión entre la base de empleados sobre dónde encontrar las últimas noticias.



Con blogs interactivos , fuentes de noticias y un centro municipal virtual , puede transformar su intranet en el canal de comunicaciones internas definitivo. Además, con características sociales como me gusta, comentar y calificar, puede medir el compromiso con el contenido y crear un diálogo bidireccional continuo entre los empleados y el equipo de liderazgo.



Compromiso de los empleados



Vinculado a las comunicaciones internas está el compromiso de los empleados. La intranet de la empresa se puede utilizar para actividades como concursos, eventos, encuestas y galerías de fotos. De hecho, esto puede ser un gran aliciente para que los empleados regresen a la intranet todos los días. Puede crear un lugar dedicado para estas actividades, como un centro social, o tratar toda la intranet como su vehículo principal de participación, aprovechando las funciones y soluciones de participación en varias áreas.



Gestión de contenido



Uno de los usos más habituales de la intranet de una empresa es la gestión de contenidos. Una intranet le brinda un lugar para almacenar y compartir documentos de la empresa en una ubicación fácil de usar y de buscar. Además, algunas intranets se integran con aplicaciones de intercambio de archivos de terceros como por ejemplo Dropbox, por lo que es fácil encontrar lo que necesita, sin importar dónde esté almacenado.



La intranet de una empresa también le permite documentar el conocimiento en forma de artículos wiki. El resultado es una base de conocimientos central llena de información de la empresa que se puede actualizar fácilmente, con control de versiones y notificaciones automáticas cuando el contenido ha cambiado.



Colaboración en equipo



Con el auge del trabajo remoto y los equipos virtuales, es fundamental poder aprovechar su intranet como una herramienta de colaboración en equipo. La gestión de proyectos en equipo mediante el correo electrónico y las unidades compartidas puede resultar complicada y requiere mucho tiempo. En su lugar, puede crear una sala de equipo en la intranet de su empresa donde puede compartir archivos, fechas importantes y actualizaciones de progreso. Todo está contenido, organizado y accesible para los miembros del equipo, donde sea que estén.



Programas de recursos humanos



Dado que la experiencia de los empleados se convierte en un enfoque principal para muchas organizaciones, es esencial que la intranet de la empresa se pueda aprovechar en todas las etapas del ciclo de vida del empleado. Desde la incorporación hasta el aprendizaje y el desarrollo, pasando por los anuncios de reconocimiento y promoción, se puede acceder a todos los programas y noticias centrados en los empleados a través de la intranet de la empresa.



Empiece por crear un centro de incorporación que tenga la misión, la visión y los valores de la empresa, e introduzca a los nuevos empleados en la cultura de la empresa. Luego, transmita el mismo mensaje a través del manual del empleado en línea y el centro de reconocimiento para garantizar la coherencia en todo momento.



Como muchas organizaciones grandes, es posible que ya tenga una intranet. Se ha convertido en un elemento básico a medida que el lugar de trabajo sigue funcionando con herramientas digitales. Pero pregúntese: ¿para qué sirve? Ya ha invertido en tecnología. 



Lo importante es que la esté aprovechando para su propósito y más.



 

IntranetConsejos para aprovechar la intranet de una empresa
posicionamiento en buscadores