Una de las acciones más complicadas llevadas a cabo por las agencias portuarias es la del cambio de tripulación o crew change, como se le conoce en inglés. Esta es una operación que hay que realizar en el menor tiempo posible, ya sea en altamar o en el puerto. Este cambio es muy importante para que los buques puedan seguir con sus rutas marítimas con toda la normalidad y a tiempo.
Los buques de carga, al llegar a un puerto requerirán cubrir ciertas necesidades que pueden variar desde adquirir provisiones, sustituir alguna pieza del barco o realizar un cambio de tripulación. Para ello contactan con alguna agencia del puerto para que se encargue de llevar a cabo estos requerimientos.
El cambio de tripulación consiste en realizar la sustitución de alguien de la tripulación de un buque por otro. La acción del cambio debe estar autorizada por el capitán para proseguir con la contratación de una agencia.
La agencia recibe una petición por parte del capitán de la embarcación y la procesan. Las peticiones son gestionadas aproximadamente en 48 hrs. Coordinan el desembarque o embarque del miembro de la tripulación que sale o entra. Las agencias también reservan alojamiento en caso de ser necesario.
Una agencia también debe encargarse de la redacción y de la emisión de la carta de invitación para aquellas embajadas de los tripulantes que pertenecen a la zona schengen. La carta es necesaria para que el visado de tránsito sea recibida antes de que el barco termine su escala.
Las escalas no tienen porqué ser realizadas en el puerto, también se pueden llevar a cabo fuera de los límites de éste. En este caso se conoce como una escala off-limit. En estos casos el capitán puede solicitar un cambio de tripulación.
Ya sea una escala en el puerto o fuera de él, lo importante es que el cambio de tripulación sea realizado en el menor tiempo posible.
